La planificación de un proyecto es una fase crítica que establece las bases para su éxito.

En entidades no lucrativas, donde los recursos son limitados y las necesidades son grandes, una planificación eficiente y bien estructurada es esencial.

Aquí es donde un CRM («Constituent» Relationship Management) se convierte en una herramienta indispensable.

Este post se centra en cómo un CRM puede optimizar cada aspecto de la planificación de un proyecto.

Detallando el Plan de Acción

Estructurando el camino a seguir

Una vez definido el objetivo del proyecto, el siguiente paso es crear un plan de acción detallado. Este plan debe incluir una descripción clara de las actividades, recursos necesarios, cronograma, y responsables de cada tarea. Utilizar un CRM en esta fase facilita la estructuración y coordinación del proyecto.

Ejemplo práctico

Supongamos que una entidad no lucrativa ha decidido lanzar un programa de reintegración laboral para personas sin hogar. En esta fase, el CRM ayuda a desglosar el proyecto en tareas específicas, como la organización de talleres de capacitación, la coordinación con empresas para ofertas de empleo, y el seguimiento individualizado de los beneficiarios.

Coordinación y asignación de recursos

Un CRM permite a los gestores del proyecto asignar tareas y recursos de manera eficiente. Al tener una visión centralizada de todos los recursos disponibles, es más fácil evitar duplicaciones y asegurarse de que cada área tenga lo que necesita para cumplir con sus responsabilidades.

Ejemplo práctico

Para el programa de reintegración laboral, el CRM facilita la asignación de voluntarios y personal según sus habilidades y disponibilidad. Además, puede gestionar la logística de las sesiones de capacitación, asegurando que todos los materiales y espacios estén preparados y disponibles cuando se necesiten.

Consolidando la Base Operativa

Comunicación y colaboración

El CRM no solo organiza información, sino que también mejora la comunicación y colaboración entre los diferentes miembros del equipo. Facilita la creación de un calendario compartido y la asignación de tareas, asegurando que todos estén alineados y trabajando hacia el mismo objetivo.

Ejemplo práctico

En nuestro programa de reintegración laboral, los coordinadores pueden utilizar el CRM para enviar recordatorios automáticos sobre próximas sesiones de capacitación, reuniones con empleadores, y plazos importantes. Además, cualquier cambio o actualización en el proyecto puede ser comunicado instantáneamente a todos los involucrados.

Monitorización del progreso

Durante la fase de planificación, es crucial tener herramientas que permitan monitorizar el progreso de la preparación del proyecto. El CRM ofrece dashboards y reportes en tiempo real que ayudan a los gestores a ver si el proyecto está avanzando según lo planificado y hacer ajustes si es necesario.

Ejemplo práctico

Si la preparación de un taller de capacitación está atrasada, el CRM puede alertar a los coordinadores para que tomen medidas correctivas. Esto puede incluir reasignar recursos, ajustar fechas, o proporcionar apoyo adicional para asegurar que el taller se lleve a cabo según lo previsto.

Reflexiones y Estrategias

Reflexionando sobre la estrategia

La planificación también es un momento para reflexionar y ajustar estrategias. Utilizar datos históricos y análisis proporcionados por el CRM permite una mejor comprensión de qué enfoques han sido efectivos en el pasado y cuáles necesitan ser modificados.

Ejemplo práctico

Analizando proyectos anteriores de capacitación laboral a través del CRM, la entidad puede identificar que los talleres prácticos han sido más efectivos que las sesiones teóricas. Esta información puede guiar la planificación del contenido del nuevo programa de reintegración laboral, enfocándose más en actividades prácticas.

Consolidando la base de datos

Mantener una base de datos rica y actualizada es esencial no solo para la planificación actual sino también para proyectos futuros. Un CRM asegura que toda la información relevante esté centralizada y fácilmente accesible, lo que facilita la toma de decisiones informadas y estratégicas.

Ejemplo práctico

Durante la planificación del programa de reintegración laboral, la entidad puede utilizar el CRM para consolidar información sobre los beneficiarios, como sus habilidades, intereses, y experiencia laboral previa. Esto permite diseñar talleres y sesiones de capacitación que realmente respondan a las necesidades y capacidades de los participantes.

Conclusión

La fase de planificación es fundamental para el éxito de cualquier proyecto en una entidad no lucrativa.

Utilizar un CRM durante esta etapa no solo optimiza la organización y asignación de recursos, sino que también mejora la comunicación, la colaboración y el seguimiento del progreso.

Con un CRM, las entidades no lucrativas pueden planificar de manera más eficiente y efectiva, asegurando que cada proyecto esté bien preparado para alcanzar sus objetivos y tener un impacto positivo en la comunidad.