Introducción: ¿Por qué mapear procesos?

Imagínate que eres parte de una ONG con un gran impacto, pero cada vez que intentas coordinar una actividad, todo se siente como un caos. Correos van y vienen, documentos en distintas plataformas y nadie está seguro de quién debe hacer qué. ¡Frustrante, verdad?

Muchas organizaciones del tercer sector enfrentan este mismo problema. La solución no siempre está en trabajar más, sino en trabajar mejor. Y aquí es donde entra el mapeo de procesos: una técnica sencilla pero poderosa que nos ayuda a visualizar, mejorar y estandarizar la forma en que hacemos las cosas.

Hoy te compartimos herramientas prácticas para que puedas mapear procesos en tu ONG sin morir en el intento. 😉

1. Dibujando el camino con Diagramas de Flujo

Si alguna vez has seguido una receta de cocina, has usado un proceso. Los diagramas de flujo funcionan de la misma manera: representan cada paso de una tarea en un formato visual fácil de entender.

Cómo hacerlo:

• Usa herramientas como Draw.io, Lucidchart o Visio para diseñar el flujo de actividades.
• Representa cada acción con figuras simples (rectángulos para tareas, diamantes para decisiones, flechas para indicar direcciones).
• Comienza con un proceso sencillo, como la inscripción de voluntariado, y perfecciónalo con tu equipo.

Ejemplo real: Una ONG descubrió que su proceso de solicitud de fondos tenía demasiadas revisiones innecesarias. Al mapearlo con un diagrama de flujo, identificaron los cuellos de botella y lograron reducir el tiempo de aprobación en un 30%.

2. Kanban: Organiza tus tareas visualmente

El sistema Kanban permite organizar tareas en tableros visuales, facilitando la gestión de procesos en tiempo real.

Cómo hacerlo:

• Usa herramientas como Trello, Asana o Monday.com.
• Divide el proceso en columnas como «Por hacer», «En proceso» y «Finalizado».
• Asigna responsables y tiempos límites para cada tarea.

Ejemplo real: Un equipo de captación de fondos implementó un tablero Kanban para organizar sus interacciones con donantes. Como resultado, mejoraron su seguimiento y aumentaron su tasa de conversión en un 20%.

3. Mapa de Procesos: El panorama completo

Cuando necesitas entender cómo se conectan distintas áreas de tu ONG, un mapa de procesos te da una vista general. Es ideal para identificar redundancias y mejorar la coordinación interdepartamental.

Cómo hacerlo:

• Define los procesos clave (por ejemplo: gestión de proyectos, captación de fondos, atención a beneficiarios).
• Dibuja un diagrama con las interacciones entre áreas y responsables.
• Usa herramientas como Miro o Google Jamboard para crearlo de manera colaborativa.

Ejemplo real: Una ONG internacional descubrió que su equipo local y el equipo central duplicaban esfuerzos en la gestión de informes. Al visualizar su mapa de procesos, rediseñaron sus responsabilidades y ahorraron horas de trabajo.

4. SIPOC: La técnica para definir procesos desde cero

Si estás empezando a mapear procesos, el método SIPOC (Suplidores, Entradas, Proceso, Salidas y Clientes) te ayuda a estructurar información clave rápidamente.

Cómo hacerlo:

• Enumera los suplidores (quienes proporcionan insumos o información).
• Define las entradas (datos, materiales o requisitos para el proceso).
• Describe el proceso en pasos claros.
• Especifica las salidas (resultados del proceso).
• Identifica los clientes (quienes reciben el resultado, ya sean donantes, beneficiarios o equipo interno).

Ejemplo real: Una ONG que organizaba ferias de salud usó SIPOC para mejorar la logística del evento. Esto les permitió definir mejor los roles de cada equipo y reducir errores en la asignación de recursos.

Conclusión: Un pequeño esfuerzo, grandes resultados

Mapear procesos no es burocracia innecesaria, es una forma de potenciar el impacto de tu ONG. Con herramientas visuales y prácticas como diagramas de flujo, Kanban, mapas de procesos y SIPOC, puedes transformar el caos en eficiencia.

Si alguna vez sentiste que la gestión interna de tu ONG podría mejorar, este es un excelente punto de partida. ¡Prueba una de estas herramientas y cuéntanos cómo te fue! 🚀