La ejecución y gestión de un proyecto son fases donde la planificación se convierte en acción y resultados.

En esta etapa, la coordinación eficiente, el seguimiento continuo y la capacidad de adaptación son cruciales para el éxito del proyecto.

Un CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta poderosa que puede facilitar y optimizar estos procesos en entidades no lucrativas.

Implementando el Proyecto

Poniendo el plan en acción

Una vez planificado el proyecto, llega el momento de ejecutarlo. Esta fase implica llevar a cabo todas las actividades definidas en la planificación, asignar tareas a los equipos correspondientes y garantizar que todos los recursos estén disponibles y se utilicen eficazmente.

Ejemplo práctico

Para un programa de reintegración laboral para personas sin hogar, la ejecución incluiría la organización de talleres de capacitación, la coordinación con empresas para ofrecer oportunidades laborales y el seguimiento individualizado de cada beneficiario. El CRM ayuda a gestionar estos aspectos permitiendo la asignación de tareas y recursos de manera eficiente.

Coordinación y gestión de equipos

Un CRM facilita la gestión de equipos y voluntarios, asegurando que todos los miembros del equipo estén al tanto de sus responsabilidades y del progreso del proyecto. La plataforma permite una comunicación fluida y la colaboración en tiempo real, evitando malentendidos y duplicaciones de esfuerzo.

Ejemplo práctico

En el programa de reintegración laboral, los coordinadores pueden usar el CRM para asignar instructores a los talleres, coordinar horarios y gestionar la disponibilidad de los participantes. Además, los voluntarios pueden registrar sus actividades y resultados directamente en el sistema, lo que facilita el seguimiento y la evaluación del progreso.

Seguimiento y Adaptación

Monitorización en tiempo real

Durante la ejecución, es vital monitorear el progreso del proyecto en tiempo real. Un CRM ofrece dashboards y reportes actualizados que permiten a los gestores ver el avance de las actividades, identificar problemas rápidamente y tomar decisiones informadas para mantener el proyecto en el buen camino.

Ejemplo práctico

Si se observa que la asistencia a los talleres de capacitación es baja, los coordinadores pueden utilizar el CRM para enviar recordatorios automáticos a los participantes o ajustar el horario de los talleres para aumentar la participación. Esta capacidad de adaptación inmediata es crucial para el éxito del proyecto.

Adaptación y ajuste

Los proyectos rara vez siguen el plan inicial al pie de la letra. La capacidad de ajustar y adaptar las estrategias según sea necesario es una de las mayores ventajas de utilizar un CRM. Permite una gestión ágil y flexible, lo que es esencial para enfrentar imprevistos y cambios en las circunstancias.

Ejemplo práctico

Si durante la ejecución del programa se descubre que los beneficiarios necesitan más apoyo en la preparación de entrevistas de trabajo, los coordinadores pueden ajustar rápidamente el contenido de los talleres para incluir sesiones adicionales sobre técnicas de entrevista, utilizando los datos del CRM para identificar esta necesidad.

Reflexiones y Estrategias

Reflexionando sobre la gestión

La ejecución es una fase dinámica que requiere una evaluación constante. Utilizar un CRM permite a los gestores reflexionar sobre la eficacia de las estrategias empleadas y realizar ajustes sobre la marcha. Este enfoque proactivo asegura que el proyecto no solo se mantenga en curso, sino que también mejore continuamente.

Ejemplo práctico

Los informes generados por el CRM pueden mostrar qué talleres fueron más efectivos y cuáles necesitaron mejoras. Esta información permite a los coordinadores ajustar futuros talleres para maximizar su impacto y eficacia, basándose en datos concretos y experiencias reales.

Consolidando el conocimiento

Un CRM también es vital para consolidar todo el conocimiento adquirido durante la ejecución del proyecto. La documentación de cada paso, los desafíos enfrentados y las soluciones implementadas proporcionan una valiosa base de datos para proyectos futuros.

Ejemplo práctico

Al finalizar cada taller, los instructores pueden registrar en el CRM sus observaciones y sugerencias para mejoras. Esta información se guarda y se utiliza para planificar y ejecutar futuros programas de reintegración laboral, asegurando una mejora continua y un enfoque basado en la experiencia y los datos recopilados.

Conclusión

La fase de ejecución y gestión de un proyecto en una entidad no lucrativa es donde las ideas se convierten en realidad.

Utilizar un CRM durante esta fase no solo facilita la coordinación y el seguimiento, sino que también permite una adaptación rápida y eficaz a las circunstancias cambiantes.

Con un CRM, las entidades no lucrativas pueden gestionar sus proyectos de manera más eficiente y efectiva, asegurando que cada esfuerzo tenga el mayor impacto posible en la comunidad.