El control y monitoreo de un proyecto son fases críticas que aseguran que las actividades se realicen según lo planificado y que los objetivos se cumplan de manera efectiva.

Para las entidades no lucrativas, un CRM (Constituent Relationship Management) puede ser una herramienta poderosa para facilitar estos procesos, ofreciendo una visión clara y actualizada del progreso del proyecto.

Este post se centra en cómo un CRM puede optimizar cada aspecto del control y monitoreo del proyecto.

Asegurando la Calidad y Dirección

Monitoreo continuo del progreso

El control y monitoreo continuos son esenciales para mantener el proyecto en curso y asegurar su éxito. Un CRM permite a los gestores del proyecto monitorear todas las actividades en tiempo real, proporcionando informes detallados y dashboards personalizados que muestran el progreso en función de los KPIs establecidos.

Ejemplo práctico

Para un programa de reintegración laboral para personas sin hogar, el CRM puede rastrear métricas clave como la asistencia a los talleres, la participación en sesiones de asesoramiento y la cantidad de beneficiarios que han conseguido empleo. Estos datos se actualizan automáticamente, permitiendo a los gestores ver el progreso y tomar decisiones informadas sobre cualquier ajuste necesario.

Identificación y resolución de problemas

Un CRM facilita la identificación temprana de problemas y la implementación de soluciones rápidas. Al tener una visión integral del proyecto, los gestores pueden detectar desviaciones de los planes iniciales y abordar los desafíos antes de que se conviertan en problemas mayores.

Ejemplo práctico

Si los datos del CRM muestran que la tasa de asistencia a los talleres está disminuyendo, los gestores pueden investigar las causas y ajustar el enfoque del programa, como modificar horarios, cambiar el contenido o intensificar las campañas de comunicación para atraer a más participantes.

Evaluación y Ajustes

Evaluación de la efectividad

Evaluar la efectividad de las actividades es una parte fundamental del control y monitoreo. Un CRM proporciona herramientas para analizar el rendimiento de cada componente del proyecto y evaluar si se están alcanzando los objetivos establecidos. Esto incluye la generación de informes comparativos y análisis detallados.

Ejemplo práctico

En el programa de reintegración laboral, los informes del CRM pueden mostrar qué talleres son más efectivos en términos de resultados obtenidos, como la tasa de colocación laboral de los participantes. Con esta información, los gestores pueden decidir qué aspectos del programa deben mejorarse o expandirse.

Adaptación y mejora continua

El monitoreo constante permite una mejora continua del proyecto. Utilizando los datos recopilados, los gestores pueden ajustar y optimizar las estrategias y actividades para maximizar el impacto del proyecto. Un CRM facilita esta adaptación al proporcionar información precisa y en tiempo real.

Ejemplo práctico

Si se observa que los participantes del programa necesitan más apoyo en habilidades específicas, como la preparación de currículums o la práctica de entrevistas, el CRM permite ajustar rápidamente los contenidos de los talleres y agregar sesiones adicionales enfocadas en estas áreas.

Reflexiones y Estrategias

Reflexionando sobre el desempeño

El uso de un CRM durante el control y monitoreo del proyecto también permite una reflexión profunda sobre el desempeño del equipo y los beneficiarios. Los datos recopilados pueden revelar patrones y tendencias que informan decisiones estratégicas futuras.

Ejemplo práctico

Al analizar los datos del CRM, los gestores pueden identificar que ciertos grupos de beneficiarios tienen más éxito que otros en asegurar empleo. Esto puede llevar a una revisión de los criterios de selección y la adaptación de los servicios ofrecidos para atender mejor las necesidades específicas de diferentes grupos.

Consolidando el aprendizaje

La fase de control y monitoreo también es una oportunidad para consolidar el aprendizaje y documentar buenas prácticas y áreas de mejora. Un CRM centraliza toda la información y facilita la creación de informes finales que pueden ser utilizados para la planificación de futuros proyectos.

Ejemplo práctico

Después de completar el ciclo del programa, los gestores pueden utilizar el CRM para generar un informe detallado que resuma los éxitos y desafíos del proyecto. Este informe puede ser compartido con los stakeholders y utilizado para mejorar la planificación y ejecución de futuros programas de reintegración laboral.

Conclusión

El control y monitoreo son fases vitales en la gestión de proyectos en entidades no lucrativas.

Utilizar un CRM durante estas etapas no solo facilita la evaluación y ajuste en tiempo real, sino que también asegura que el proyecto se mantenga en curso y alcance sus objetivos.

Con un CRM, las organizaciones pueden optimizar sus esfuerzos, mejorar continuamente y maximizar el impacto de sus proyectos en la comunidad.