Si trabajas en captación de fondos para una organización sin ánimo de lucro, ya sabrás que muchas veces las tareas parecen más un rompecabezas desordenado que no una lista de la compra. Pero, ¿y si te digo que hay una manera de poner todas las piezas en orden y, de paso, hacer que todo fluya mejor? ¿Magia? Pues No, simplemente método! Pero te prometo que no es nada súper complicado, no se trata de ingeniería aeroespacial ni de teorizar sobre física cuántica. ¡Vamos a verlo y verás!

Qué es el mapeo de procesos y por qué te importa

Imagina esto: llegas a la oficina un lunes por la mañana, abres tu correo y ya hay diez tareas urgentes esperándote. El equipo está trabajando duro, pero aún así parece que nunca se consigue alcanzar la meta. ¿Suena familiar? ¿Te identificas con ello?

Aquí es donde entra el mapeo de procesos. Imagina una herramienta que te permite visualizar cómo se hacen las cosas, paso a paso, desde la identificación de un posible donante hasta el agradecimiento final. Es como un GPS para tus operaciones: identificas atajos, eliminas caminos sin salida y evitas quedarte atrapado en embotellamientos. ¡Menos frustración, y más resultados!

Por ejemplo, hace unos meses, una organización con la que trabajé descubrió que gastaban demasiadas horas haciendo seguimiento a los donantes… el tema es que lo hacían con hojas de cálculo … ¡a mano! Al mapear su proceso, se dieron cuenta de que podían automatizar gran parte de esta tarea con su CRM recopilando datos de forma automatizada y exportando o visualizando los datos para analizarlos. ¿Resultado? Pues que ganaron mucho más tiempo tiempo para poder analizar los datos y para tomar mejores decisiones, y no tanto para simplemente recopilar datos que en realidad ya nadie se leía a fondo.

Ahora te pregunto: ¿qué procesos podrías mapear para encontrar cuellos de botella o tareas repetitivas en tu organización?

Los beneficios inesperados de mapear tus procesos

A menudo, cuando hablamos de herramientas y sistemas, pensamos en cosas frías y estructuradas. Pero el mapeo de procesos tiene un lado humano, muy humano!

Por ejemplo, una ONG pequeña que implementó esta técnica descubrió que varias personas de su equipo hacían tareas duplicadas sin darse cuenta. No era por falta de comunicación, sino porque nunca habían hablado de cómo funcionaba el sistema como un todo. Una vez que mapearon sus procesos, se dieron cuenta de elloy no solo simplificaron su trabajo, sino que también fortalecieron al equipo. Todos entendieron cómo sus esfuerzos individuales encajaban en el panorama general, se sintieron más eficientes y que su trabajo era más útil.

Otra ventaja que quizá no esperas es la innovación. Al ver el mapa, muchas organizaciones encuentran nuevas formas creativas de optimizar sus tareas. Por ejemplo, ¿qué tal si combinas eventos presenciales con campañas digitales de una manera que nunca habías considerado? Una nueva idea a veces es la simple suma de dos ideas antiguas superpuestas, los resultados pueden ser imprevisibles ¡El cielo es el límite! Se trata de imaginar y evidentemente de verificar.

Entonces, ¿cómo crees que tus compañeros reaccionarían al ver, por primera vez, un mapa claro de cómo fluye el trabajo en tu organización? Vamos allá.

Cómo empezar con el mapeo de procesos

El mapeo de procesos puede parecer complicado, pero no tiene que serlo. Aquí tienes un plan simple para empezar:

1. Elige un proceso clave. Por ejemplo, el flujo de captación de un nuevo donante.
2. Habla con tu equipo. Involúcralos. Pregunta: ¿qué hacemos primero? ¿Qué sigue? ¿Qué problemas enfrentamos en cada paso?
3. Dibuja tu mapa. Puedes usar papel y lápiz o herramientas digitales como diagramas de flujo. Lo importante es que sea claro.
4. Identifica mejoras. Busca pasos redundantes, puntos de fricción y oportunidades de automatización.
5. Implementa cambios y mide resultados. No se trata de ser perfecto desde el principio, sino de mejorar con el tiempo.

Si usas un CRM, puedes integrarlo en tu mapeo. Estos sistemas son como copilotos que te ayudan a navegar con precisión.

¿Ya tienes uno en tu organización? Si no, tal vez este sea el momento justo para considerarlo.

Mi pregunta aquí es: ¿cuál será el primer proceso que te animarás a mapear en tu organización?

Pasa de la teoría a la acción

El mapeo de procesos no es solo una herramienta; es una metodología y una filosofía que transforma cómo trabajas y cómo alcanzas tus metas.

Es una forma de asegurarte de que cada esfuerzo cuenta, de que cada recurso está bien utilizado y, sobre todo, de que tu equipo está alineado y motivado.

Así que, ¡manos a la obra! Empieza con algo pequeño, involucra a tu equipo y observa cómo incluso los cambios más simples pueden generar un gran impacto.

Y no dejes de compartirnos tu experiencia y sensación si ya has probado a mapear algún proceso en tu organización.

¿A qué esperas para empezar?