Introducción: ¿Realmente sabemos lo que necesitamos?

Imagina que tu ONG decide implementar un nuevo CRM para mejorar la gestión de donantes. Se invierte tiempo, energía y recursos en la solución tecnológica, pero a los pocos meses… nadie lo usa. ¿Qué pasó? Simple: el sistema no resolvía las necesidades reales del equipo.

Este escenario es más común de lo que parece. En muchas organizaciones del tercer sector, tomamos decisiones con la mejor intención, pero sin un proceso adecuado de descubrimiento de necesidades. La clave está en escuchar antes de actuar.

En este artículo, exploraremos algunas técnicas que pueden ayudarte a identificar lo que realmente necesita tu ONG para impulsar su impacto.

1. Entrevistas en profundidad: Historias que revelan necesidades

El mejor punto de partida es el diálogo directo. Hablar con las personas clave de tu organización (trabajadores, voluntariado, donantes y beneficiarios) te dará una visión valiosa sobre los verdaderos retos que enfrentan.

Cómo hacerlo:

• Prepara preguntas abiertas como: «¿Cuáles son los mayores obstáculos en tu día a día?» o «Si pudieras cambiar algo en tu trabajo, ¿qué sería?».
• Fomenta un espacio seguro para respuestas honestas.
• Identifica patrones y repite el proceso con diferentes personas.

Ejemplo real: Una ONG descubrió que su equipo de captación de fondos usaba hojas de cálculo en lugar del CRM porque el software no permitía filtrar donantes recurrentes fácilmente. Una pequeña mejora en el sistema resolvió el problema y aumentó la eficiencia del equipo.

2. Mapas de empatía: Visualizar para comprender

Un mapa de empatía es una herramienta visual que ayuda a entender mejor las experiencias y necesidades de las personas usuarias. Consiste en representar lo que piensan, sienten, dicen y hacen en relación con un problema.

Cómo hacerlo:

1. Define a la persona usuaria que deseas analizar (por ejemplo, un voluntario o una gestora de proyectos).
2. Responde cuatro preguntas clave:
   • ¿Qué piensa y siente? (preocupaciones, frustraciones, deseos)
   • ¿Qué dice y hace? (actitudes, comportamiento)
   • ¿Qué escucha? (consejos, opiniones de otros)
   • ¿Qué ve? (entorno, herramientas disponibles)
3. Usa post-its o una pizarra digital para organizar la información.

Ejemplo real: Una fundación descubrió que sus beneficiarios sentían que las comunicaciones por correo electrónico eran frías y distantes. Implementaron un canal de WhatsApp y lograron mejorar el compromiso y la respuesta a sus programas.

3. Observación directa: Aprender sin preguntar

A veces, la mejor manera de entender un problema es simplemente observar. La observación en el entorno natural permite identificar barreras que ni siquiera las personas afectadas notan.

Cómo hacerlo:

• Pasa un día con el equipo o los beneficiarios y observa sus interacciones con herramientas y procesos.
• Toma notas sobre cuellos de botella, dificultades o comportamientos repetitivos.
• Complementa con entrevistas para validar lo que has visto.

Ejemplo real: Una ONG de asistencia social notó que su equipo tardaba mucho en completar informes porque la plataforma usada no guardaba cambios automáticamente. Un pequeño ajuste en la herramienta ahorró horas de trabajo semanales.

4. Encuestas estructuradas: Datos que hablan

Cuando necesitas recopilar información rápida y de muchas personas, una encuesta bien diseñada puede darte una imagen clara de los problemas y prioridades.

Cómo hacerlo:

• Usa preguntas cerradas para medir tendencias («Del 1 al 5, ¿cuán difícil es usar el CRM actual?»).
• Incluye preguntas abiertas para profundizar («¿Qué mejorarías en la comunicación interna?»).
• Mantén la encuesta breve y fácil de responder.

Ejemplo real: Una organización descubrió a través de una encuesta que el 70% del personal no sabía que existía una plataforma para gestionar voluntarios. Implementaron capacitaciones y vieron un aumento inmediato en el uso de la herramienta.

Conclusión: Descubrir necesidades para transformar realidades

El descubrimiento de necesidades no es un paso previo a la acción, es parte del impacto mismo. Escuchar activamente, observar, preguntar y analizar nos permite tomar decisiones informadas que realmente mejoran el trabajo del tercer sector.

Antes de elegir herramientas o soluciones, dedica tiempo a entender qué es lo que realmente necesita tu organización. Un buen descubrimiento de necesidades no solo ahorra recursos, sino que también fortalece la cultura organizacional y la confianza en la toma de decisiones.

¡Tu ONG tiene mucho que decir! ¿Qué técnica aplicarás primero? Comparte tu experiencia en los comentarios. 😊