En muchos equipos de fundraising, el trabajo se ha convertido en una carrera de fondo sin pausas.
Campañas que se encadenan, agradecimientos que se repiten, informes que hay que rehacer cada mes.
Todo tiene sentido, pero el tiempo no alcanza.
Y cuando alguien propone “automatizar”, el reflejo suele ser de cansancio:
“Eso suena bien… pero no tenemos tiempo para hacerlo.”
El problema no es falta de voluntad.
Es que, en medio de la urgencia, cuesta ver qué merece ser automatizado y cómo hacerlo sin perder el toque humano.
Cuando la saturación bloquea la mejora
Un equipo saturado no puede pensar en optimización, porque todo se percibe como “más trabajo”.
Esa es la paradoja: las tareas que más agotan —actualizar bases de datos, enviar recordatorios, preparar informes— son las que más podrían beneficiarse de la automatización.
Pero si nadie se detiene a repensar el flujo, el día a día se impone y las oportunidades se diluyen.
El riesgo es acabar trabajando para la herramienta, en lugar de dejar que la herramienta trabaje para el equipo.
Automatizar no es robotizar, es enfocar el valor humano
Automatizar no significa frialdad.
Significa liberar tiempo de las tareas mecánicas para invertirlo en las que exigen empatía, criterio y creatividad.
Por ejemplo: agradecer automáticamente una donación no impide escribir después un mensaje personal a quien lleva años apoyando.
El punto de partida es una pregunta simple:
“¿Qué tareas repetimos cada semana o mes que no requieren decisiones humanas?”
Esa lista es el mapa inicial.
Y suele incluir tres grandes bloques:
- Gestión de donantes: actualizaciones de estado, alertas de impago, cumpleaños o aniversarios de donación.
- Comunicación: envíos de agradecimiento, bienvenida, recordatorios de campaña o reactivación de donantes inactivos.
- Seguimiento interno: tareas de validación, avisos entre áreas o informes automáticos al final del mes.
Identificar esos puntos no requiere un proyecto digital complejo, sino una conversación honesta:
“¿Qué nos está robando energía que el sistema podría hacer solo?”
Tres pasos prácticos para empezar
1️⃣ Escoger un proceso sencillo y medible
No empieces por automatizar toda la captación o fidelización.
Elige una tarea muy concreta y visible: por ejemplo, el correo de agradecimiento tras una donación online.
Define su flujo: cuándo se envía, qué dice, qué datos usa.
Una vez establecida esa automatización, mide el impacto:
- ¿Cuánto tiempo ahorramos cada semana?
- ¿Aumentó la tasa de respuesta o satisfacción?
Pequeñas victorias construyen confianza.
2️⃣ Convertir el CRM en un aliado, no en un fin
Si tu CRM permite crear tareas automáticas o flujos, empieza por los recordatorios internos:
- “Avisar a Marta si un donante aumenta su cuota.”
- “Notificar al equipo si alguien deja un comentario en el formulario.”
Así se refuerza la conexión entre personas sin depender de la memoria individual.
La automatización no sustituye la relación: la orquesta.
3️⃣ Revisar lo automatizado con mirada humana
Cada trimestre, dedica una reunión corta a revisar lo que ya está automatizado.
Preguntad:
- ¿Sigue sonando natural el tono de los mensajes?
- ¿Podemos añadir un toque más personal en algún punto?
- ¿Hay pasos que ya no tienen sentido?
La automatización no es estática.
Se ajusta, igual que se ajustan los procesos o las narrativas de la organización.
Automatizar también es cuidar al equipo
Automatizar no debería percibirse como un lujo o una amenaza, sino como una forma de cuidar al equipo y al propósito.
Cada tarea que deja de repetirse libera tiempo para escuchar, crear y conectar.
Y lo más importante: no hace falta automatizar mucho, sino automatizar bien.
Empezar con lo pequeño, medir el impacto, y sobre todo, mantener viva la conversación sobre qué trabajo queremos que haga la tecnología —y cuál queremos seguir haciendo con nuestras propias manos.
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