A veces me pasa algo curioso. Terminamos un proyecto con una entidad, todo ha salido bien, la herramienta está implantada, los procesos funcionan… y sin embargo, me quedo con la sensación de que no hemos terminado del todo.

No porque falte algo técnico, sino porque la adopción todavía está madurando. Y entonces pienso: ¿cuándo acaba realmente un proyecto? ¿El día que entregamos el sistema, o el día que el equipo lo hace suyo?

En SinergiaCRM llevamos años acompañando a entidades en procesos de digitalización, y cada vez lo tengo más claro: el cierre técnico y el cierre humano casi nunca ocurren a la vez.

La ilusión por terminar antes de entender

Lo entiendo perfectamente. En una ONG o fundación, los recursos son limitados, los equipos están saturados y los proyectos suelen depender de un calendario externo o una subvención. Hay un deadline, hay entregables, hay informes.

Y cuando por fin llega ese momento —después de meses de esfuerzo— lo natural es querer “cerrar”. Respirar, tachar la última tarea, decir “ya está”. Pero muchas veces, en ese punto, el equipo aún está en otra fase: todavía asimilando lo que ha cambiado, ajustando la mirada, encontrando sentido en lo nuevo.

El peligro es confundir entrega con adopción. Porque si el proyecto se cierra sin ese tiempo de comprensión, lo que se gana en rapidez se pierde en profundidad. La tecnología llega, pero no arraiga.

El cierre es un proceso, no un hito

Con los años he aprendido a ver el cierre como una transición, no como un final.
Un proyecto realmente exitoso no es el que se entrega en fecha, sino el que sigue vivo semanas después, cuando el equipo ya lo ha integrado en su día a día.

Eso requiere acompañar más allá de la fecha marcada. No desde lo técnico, sino desde lo humano: ayudar a traducir lo aprendido, a incorporar nuevas rutinas, a descubrir usos que no estaban previstos en la fase de diseño.

A veces me gusta decir que el cierre real ocurre cuando el proyecto deja de ser “nuestro” y pasa a ser “suyo”. Cuando ya no nos necesitan, pero nos siguen sintiendo cerca.

Dejar espacio para que el proyecto respire

Creo que cada entidad debería reservar un pequeño tramo final del proyecto —aunque sean unas semanas— solo para observar y consolidar. Sin nuevas entregas, sin nuevas urgencias. Solo para acompañar el uso real.

En ese tiempo surgen los ajustes más valiosos: los que nacen de la práctica. Es cuando el equipo empieza a dominar la herramienta, no desde la teoría, sino desde la experiencia. Y cuando eso ocurre, el proyecto ya no se siente “implantado”, sino integrado.

Desde SinergiaCRM intentamos cuidar mucho ese cierre extendido, porque sabemos que ahí se juega la adopción de verdad. No hace falta un gran presupuesto, solo una mentalidad: entender que la entrega no es el final, es el principio del uso consciente.

La madurez se mide después

Me gusta pensar que los proyectos digitales tienen su propio ciclo vital. La implantación es solo la mitad. La otra mitad empieza cuando el equipo empieza a convivir con lo nuevo, a reinterpretarlo, a hacerlo suyo.

El cierre técnico tiene fecha. El cierre humano, no. Y eso está bien. Porque cada entidad tiene su ritmo, su manera de aprender, su forma de integrar la tecnología.

Lo importante no es cerrar rápido, sino cerrar bien.
Y cerrar bien, en realidad, es seguir acompañando un poco más.