Adoptar un CRM en una organización sin ánimo de lucro puede vivirse como armar un rompecabezas con piezas sobrantes y, lo peor, sin una imagen de referencia.
Sabes que tienes las herramientas, pero ¿cómo encajan? Lo curioso es que tu equipo probablemente ya te dijo lo que quiere, pero, sorpresa, eso no siempre coincide con lo que realmente necesita.
Y aquí es donde empieza la magia… o el caos.
Hoy te propongo hablar de cómo descifrar este enigma.
Vamos a explorar el cómo traducir las peticiones de tu equipo en necesidades reales, sin perder de vista lo que ellos creen que quieren.
Porque, al final, la clave para un CRM os ayude a tener más impacto no está en la tecnología, sino en las personas que lo usan.
Lo que tu equipo dice que quiere vs. lo que realmente necesita
Imagina esta escena: reúnes a todo tu equipo para hablar del nuevo CRM y alguien suelta la frase mágica: “Solo necesitamos algo rápido y sencillo.”
Tú sonríes, anotas en tu libreta y piensas: “¡Esto será fácil!”
Pero cuando empiezas a investigar, te das cuenta de que lo que realmente buscan es algo mucho más profundo: quieren reducir las horas que pierden recopilando datos manualmente para dedicar más tiempo a las actividades con las personas usuarias de servicios.
Ahí está el dilema: el equipo manifiesta un deseo superficial, pero su necesidad real está en otra dimensión. ¿Cómo lo resuelves?
Fácil, pregúntales con curiosidad genuina:
- ¿Qué tareas les consumen más tiempo?
- ¿Qué es lo más frustrante del sistema actual?
- Si pudieran cambiar una sola cosa, ¿qué sería?
Las respuestas a estas preguntas no solo destapan necesidades reales, sino que también te ayudan a conectar las funcionalidades del CRM con los beneficios que ellos esperan.
Eso sí, no olvides validar lo que dicen querer, porque su percepción será clave para mantenerlos motivados.
Y tú, ¿alguna vez te has encontrado con una situación en la que lo que alguien pidió no era realmente lo que necesitaba? ¿Cómo lo resolviste?
La importancia de escuchar y validar
Aquí te va una verdad universal: si tu equipo siente que no lo escuchas, olvídate de que se comprometan con el cambio.
Por eso, antes de hablar de tecnología, escucha.
Escucha de verdad. Incluso cuando te pidan algo que parece más un capricho que una necesidad, haz preguntas.
Entender el por qué detrás de cada petición es donde ocurre la magia.
Por ejemplo, si alguien insiste en que necesitan “gráficos automáticos”, podrías descartarlo rápidamente.
Pero, ¿y si preguntas: ¿Por qué son tan importantes esos gráficos?
Quizás te responden que quieren demostrar resultados más claros a los donantes.
Ahora sabes que no solo quieren gráficos, quieren herramientas que les permitan comunicar impacto de manera efectiva.
Aquí es donde entra la técnica de los cinco por qués:
- ¿Por qué quieres gráficos automáticos?
- Para ahorrar tiempo.
- ¿Por qué necesitas ahorrar tiempo?
- Porque preparar informes es un proceso largo.
- ¿Por qué es crucial preparar informes rápido?
- Para mostrar resultados a los donantes de forma ágil y efectiva.
Este ejercicio no solo te da claridad, sino que también demuestra que estás escuchando activamente.
Y eso, construye confianza.
¿Cómo podrías aplicar esta técnica para entender mejor a tu equipo?
Diseña un puente entre lo que quieren y lo que necesitan
El éxito no está en elegir el CRM perfecto, sino en construir un puente entre las expectativas y las necesidades reales de tu equipo.
¿Cómo lo haces? Aquí te dejo algunas pautas que a mi me han funcionado:
- Mapea prioridades: Identifica qué aspectos son imprescindibles y cuáles pueden esperar.
- Habla en su idioma: Traduce funcionalidades técnicas en beneficios prácticos. Por ejemplo: “Esto no solo será rápido, sino que también reducirá el tiempo que pasas creando reportes.”
- Celebra las victorias: Cada vez que una función resuelva un problema, hazlo notar. Refuérzalo como una prueba de que el CRM está trabajando para ellos.
Recuerda: el objetivo no es solo implementar un sistema, sino hacer que el equipo se sienta parte del proceso.
Un equipo comprometido es un equipo que hace que cualquier tecnología funcione.
¿Qué estrategias usas para involucrar a tu equipo en decisiones tecnológicas?
Conclusión
Adoptar un CRM no es solo una decisión técnica, es un ejercicio de empatía.
Es escuchar, traducir y construir puentes.
Porque al final del día, el CRM no es para los donantes ni para los informes: es para las personas que lo usan.
Si logras que tu equipo sienta que sus voces importan, no solo tendrás un CRM que os ayudará a generar más impacto, tendrás un equipo más fuerte y conectado.
Ahora te toca a ti. ¿Cuál ha sido tu mayor desafío al implementar un cambio tecnológico? ¡Cuéntamelo! Quizás tu experiencia pueda inspirar a alguien más.
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